Zarządzanie drukiem – 4 korzyści płynące z wdrożenia systemu

Współczesny świat i ciągle rozwijające się technologie doprowadziły do powstania systemu zarządzania drukiem. Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw opiera swoje działania na dokumentach elektronicznych i papierowych. Te drugie, pomimo błyskawicznie postępującej digitalizacji świata, cieszą się niesłabnącą popularnością.

Elektroniczne dokumenty najczęściej stosowane są wewnątrz firmy, by usprawnić kontakt pomiędzy pracownikami tego samego przedsiębiorstwa, znajdującymi się w różnych działach, bardzo często w odległych krańcach budynku.

Zdecydowana większość dokumentów prędzej czy później musi przybrać postać papierową. Tylko w jaki sposób przedsiębiorca może oszacować miesięczną ilość wydruków oraz ich koszt, mając do czynienia, na przykład, z kilkudziesięcioma urządzeniami w całym biurze? Obecnie najskuteczniejszym sposobem na zapanowanie nad drukowanym chaosem jest wprowadzenie w firmie systemu zarządzania drukiem.

Na problemy z drukowaniem… system zarządzania drukiem!

Wielu przedsiębiorców boryka się z ciągłymi problemami dotyczącymi funkcjonowania floty drukującej w ich firmach. Zbyt duża liczba urządzeń może przysporzyć nie lada problemów z zapanowaniem nad nimi.

Problemy z flotą drukującą pojawiają się zazwyczaj przez:

• nieodpowiednio dobrane urządzenia;
• niekontrolowane korzystanie z drukarek przez pracowników;
• nieprofesjonalne serwisowanie;
• brak kontroli nad materiałami eksploatacyjnymi.

 

Nie oszukujmy się – niewielu przedsiębiorców ma czas, by zajmować się utrzymywaniem sprawności wszystkich drukarek. Oczywiście może to zlecić jednemu z pracowników lub zatrudnić osobę stricte „od drukarek”, pod warunkiem, że dysponuje odpowiednio dużym parkiem maszynowym. A co w przypadku, gdy urządzeń jest kilkanaście, albo kilka? Wówczas zatrudnianie nowego pracownika jest nieopłacane, a dotychczasowi mają dostatecznie dużo swoich obowiązków, przez co o kończącym się tonerze informują dopiero po fakcie. Wywołuje to całą lawinę niekorzystnych dla firmy przestojów. Urządzenie drukujące, w którym skończył się toner jest niezdatne do pracy, do czasu jego wymienienia – generuje to niepotrzebne przestoje w pracy. Pracownicy, którzy chcą wydrukować ważny dokument, niekiedy muszą kilkukrotnie w ciągu dnia przespacerować się na drugi koniec biura i odczekać swoje w kolejce, by skorzystać z innego urządzenia drukującego. Wpływa to na ich produktywność, która drastycznie spada.

Przed wdrożeniem systemu zarządzania drukiem należy przeprowadzić szczegółowy audyt, który pozwoli określić zapotrzebowanie firmy na wydruki, a co za tym idzie – również urządzenia i materiały eksploatacyjne. Za pomocą systemu, przedsiębiorca może dokładnie weryfikować koszty związane z wydrukiem w jego firmie, ale także określić z czego – wydruków czy skanów – najczęściej korzystają poszczególne osoby i działy.

Korzyści płynące z wdrożenia systemu zarządzania drukiem

Wykorzystywanie systemu zarządzania drukiem wpływa również na znaczne ograniczenie działań prywatnych wykonywanych przy pomocy służbowego urządzenia drukującego. Konieczna staje się autoryzacja osób korzystających z drukarek, dzięki czemu znacznie spadają koszty związane z wydrukiem dokumentów, ponadto wzrasta bezpieczeństwo informacji. Dlatego też coraz więcej firm, zarówno małych, jak i dużych, wdraża systemy sprawujące kontrolę nad dokumentami, a także monitorujące pracę wszystkich urządzeń drukujących. Każdorazowe skorzystanie z drukarki powinno zostać poprzedzone zidentyfikowaniem pracownika. Takie działania umożliwiają też precyzyjne określenie miesięcznego zużycia materiałów eksploatacyjnych przez konkretny dział czy też pracownika.

System zarządzania drukiem gwarantuje bezpieczne drukowanie oraz zapobiega wpadnięciu ważnych dokumentów w niepowołane ręce. Podczas korzystania z systemu z łatwością można sprawdzić, co pracownicy skanują i drukują, a także w jakich ilościach. Wielokrotnie istnieje możliwość zablokowania opcji wysyłania zeskanowanych dokumentów poza biuro.

Duża ilość pracowników i ogromna liczba drukowanych codziennie stron sprawia, że ważne dokumenty z łatwością mogą wpaść w niepowołane ręce. Bardzo często największym zagrożeniem dla plików jest droga, jaką musi przebyć od komputera do konkretnego urządzenia drukującego.

Wdrożenie systemu zarządzania drukiem umożliwia ciągłe monitorowanie stanu wszystkich urządzeń drukujących – w tym odczytów z liczników, co daje możliwość precyzyjnego określania kosztów związanych z wydrukiem, ale także ostrzega przed wyczerpaniem materiałów eksploatacyjnych.

Najprostszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców jest wynajęcie drukarek – inwestor nie musi kupować całej floty urządzeń, ani zajmować się ich serwisowaniem czy zakupem materiałów eksploatacyjnych. Jeśli system zarządzania drukiem został wdrożony, wówczas wszelkie informacje o bieżącym stanie urządzeń mogą zostać przekierowane firmie wynajmującej sprzęt. W takiej sytuacji reakcja na usterki czy uzupełnienie tonera jest natychmiastowa, ponieważ komunikaty te trafiają bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za obsługę konkretnego klienta, która od razu wie z jakim problemem ma do czynienia i może zjawić się w firmie dobrze przygotowana.

Korzyści z zarządzania drukiem:

• brak konieczności kupowania urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych;
• natychmiastowa reakcja na awarie;
• brak przestojów w pracy;
• regularne dostarczanie materiałów eksploatacyjnych.

 

Oprócz samego systemu zarządzania drukiem, niezwykle ważny jest odpowiedni dobór urządzenia, tak by spełniał oczekiwania użytkowników, ale też nie był zbyt wysublimowany. Niezdecydowanym przedsiębiorcom oferujemy fachowe doradztwo naszych specjalistów w zakresie dzierżawy lub leasingu drukarek, którzy po zapoznaniu się z zapotrzebowaniem firmy na wydruki, pomogą dobrać odpowiednie urządzenie, otoczą firmę opieką serwisową i wdrożą system zarządzania drukiem.