Wynajem drukarek – nie kupuj! Wypożycz!

Wynajem drukarek jest coraz częściej wybieranym przez przedsiębiorców rozwiązaniem. Zakup wszystkich urządzeń biurowych może okazać się zbyt kosztowny, szczególnie dla początkującej firmy. Z pomocą przychodzi usługa dzierżawy urządzeń drukujących, która umożliwia wypożyczenie potrzebnych sprzętów w adekwatnej do wielkości przedsiębiorstwa liczbie.

Wynajem drukarek to nie tylko comiesięczne uiszczanie opłaty abonamentowej za wypożyczenie urządzeń drukujących, to przede wszystkim wygoda i możliwość wyboru. Całkowity koszt, jaki w związku z dzierżawą ponosi przedsiębiorca, jest ustalany indywidualnie na podstawie miesięcznego zapotrzebowania na wydruki.

Wiele firm zwraca szczególną uwagę na jakość wydruków i kopii, ponieważ jest to jeden z czynników, który wpływa na sposób postrzegania biura przez klientów i partnerów biznesowych. Nieodpowiednio odbity, rozmazujący się tusz, toner barwiący palce i inne dokumenty to koszmar, którego z całą pewnością żaden przedsiębiorca nie chciałby przeżyć. Dlatego też żadna szanująca się firma nie zainwestuje w sprzęt z najniższej półki cenowej.

Z kolei dobrej jakości drukarki są drogie, zarówno w zakupie, jak i w eksploatacji. Ich serwisowanie również może sporo kosztować, jeśli używane są w nieumiejętny sposób. Nie każdy przedsiębiorca chce trwonić budżet swojej firmy na drukarki, ponieważ bardzo często ma on zdecydowanie ważniejsze wydatki.

Z czasem coraz większa ilość firm korzysta z wynajętych drukarek. Dlaczego? Ponieważ dzięki takiemu rozwiązaniu nie muszą inwestować we flotę drukującą, ani martwić się materiałami eksploatacyjnymi, czy też ewentualną awarią urządzenia. Do tej pory wielu przedsiębiorców skarżyło się na ciągłe przestoje w drukowaniu, spowodowane kończącymi się tonerami oraz zepsutymi urządzeniami, które całymi tygodniami czekały na przybycie serwisanta. W wynajmie drukarek ten problem nie istnieje, ponieważ materiały eksploatacyjne są regularnie uzupełniane, a specjaliści są na bieżąco informowani o występujących awariach.

Przez cały okres wynajmu, sprzęt drukujący jest własnością dostawcy, dlatego też to on dba o to, by wszystko działało bez zarzutu. Każde urządzenie drukujące jest objęte bezpłatną usługą serwisową, a dzięki wdrożonemu systemowi zarządzania drukiem, wynajmujący doskonale wie, kiedy drukarka wymaga naprawy lub wymiany materiałów eksploatacyjnych.

Wynajem drukarek jest doskonałym rozwiązaniem zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i małych firm. Coraz częściej z takiej możliwości korzystają również szkoły, które wypożyczają urządzenie wielofunkcyjne i udostępniają je uczniom – w ten sposób koszty dzierżawy zwracają się, a szkoła nie musi tracić czasu na wymianę tonera czy ewentualną naprawę urządzenia.

Dzierżawa urządzeń drukujących jest wygodna również w przypadku nowopowstałych firm – przedsiębiorca może dokładnie oszacować miesięczne wydatki, bez ryzyka pojawienia się niespodziewanych kosztów związanych z eksploatacją urządzeń.

Wynajem drukarek a nieprzemijający fenomen wydruków

Pomimo ogromnego postępu technologicznego w dalszym ciągu wydruki są pożądane w każdym przedsiębiorstwie. W firmach co ważniejsze dokumenty wymagają przechowywania ich papierowych wersji w archiwach. Mile widziane na papierze są również materiały przekazywane na szkoleniach, konferencjach czy spotkaniach biznesowych.

Jednak nie każdy przedsiębiorca chce przeznaczać budżet swojej firmy na zakup urządzeń drukujących. Nie zawsze jest to opłacalne. Jeśli do kosztów związanych z zakupem urządzeń doliczyć odpowiednią kwotę za materiały eksploatacyjne oraz ewentualny serwis, wówczas może się okazać, że długoterminowo znacznie korzystniejsze okaże się wypożyczenie urządzeń drukujących niż ich zakup.

Czym jest wynajem drukarek?

Niektóre firmy charakteryzują się sezonowością, inne przez cały rok mają ogromne zapotrzebowanie na wydruki. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku z pomocą przychodzi wynajem drukarek.

Sezonowe przedsiębiorstwa niemające potrzeby korzystania z urządzeń drukujących przez cały rok, nie są chętne do inwestowania we flotę drukującą. Zdecydowanie taniej i łatwiej jest im wynająć jedną lub kilka drukarek na krótszy okres.

Podobnie jest w przypadku firm, które mają ogromne zapotrzebowanie na wydruki. Częste korzystanie z drukarek związane są z większymi zapotrzebowaniami na materiały eksploatacyjne. Poza tym systematycznie używane sprzęty (czasem nieumiejętnie) zdecydowanie częściej ulegają awariom. Bardzo szybko może okazać się, że zakup urządzeń, ich konserwacja i wymiana tonerów, są na dłuższą metę bardzo nieopłacalne.

Wynajem drukarek gwarantuje przedsiębiorcy dostarczenie nowych urządzeń drukujących oraz stałą opiekę serwisanta, a także regularną wymianę materiałów eksploatacyjnych, co nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Miesięczne opłaty abonamentowe ustalane są indywidualnie na podstawie audytu, który pozwala określić zapotrzebowanie firmy na wydruki.

Na powyższych przykładach doskonale widać, że wynajem drukarek sprawdza się w każdej firmie, mającej zapotrzebowanie na wydruki. Bez względu na jej wielkość czy sezonowość.

 

Korzyści płynące z wynajmu drukarek

Wynajem drukarek jest obecnie jednym z najpopularniejszych sposobów korzystania z urządzeń drukujących. Największą korzyścią, tego rozwiązania, odczuwalną już w początkowym etapie istnienia firmy, jest zmniejszenie pierwszych kosztów związanych z kupnem sprzętu biurowego. Wynajem drukarek to miesięczne opłaty za dzierżawę, dzięki czemu przedsiębiorca może z powodzeniem planować wydatki w swojej firmie, bez obawy o dodatkowe, niespodziewane koszty, związane z naprawą czy zakupem materiałów eksploatacyjnych.

Dzierżawa urządzeń drukujących pozwala przedsiębiorcom w pełni skupić się na prowadzeniu interesów, bez potrzeby angażowania kogokolwiek z firmy we flotę drukującą. Pozostawione bez należytej opieki drukarki, mogą powodować poważne przestoje w pracy, przez niewykryty lub nie zgłoszony brak materiałów eksploatacyjnych, czy też awarię. By uniknąć takich sytuacji firma wynajmująca urządzenia drukujące wdraża system zarządzania drukiem, który daje możliwość błyskawicznego wykrycia nieprawidłowości. Takie rozwiązanie sprawia, że osoba odpowiedzialna za drukarki w konkretnej firmie, może pojawić się na miejscu zaopatrzona w odpowiedni sprzęt do naprawy lub właściwą ilość materiałów eksploatacyjnych.

Warto zaznaczyć, że w przypadku poważnej awarii sprzętu drukującego, zostaje on zastąpiony przez inny, o tych samych lub wyższych parametrach, na czas naprawy właściwego.

Wysokość miesięcznych opłat zależna jest od rodzaju wynajętego urządzenia, szybkości druku oraz szacowanej ilości wydruków lub kopii. Koszty ponoszone przez przedsiębiorcę związane są zatem z użytkowaniem drukarki, a nie z samym sprzętem.

Po upływie umowy najmu, przedsiębiorca może odkupić używaną do tej pory drukarkę lub wymienić ją na nowszą. Takie rozwiązanie sprawia, że firma dysponuje coraz to nowszymi urządzeniami bez konieczności sprzedawania dotychczasowo używanych sprzętów. Warto zaznaczyć, że przedsiębiorstwo może wliczyć opłaty związane z wynajmem drukarek do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Do najczęściej wymienianych zalet płynących z wynajmu drukarek, należą:

• ryczałtowe, comiesięczne opłaty, adekwatne do zapotrzebowania firmy na wydruki,
• stała opieka serwisanta,
• regularne dostarczanie materiałów eksploatacyjnych,
• brak przestojów w pracy drukarki,
• możliwość odkupienia używanej drukarki po zakończeniu umowy lub zamiana jej na nowszy model.

 

Coraz częściej na wynajem drukarek decydują się nie tylko firmy, których nie stać na powołanie do życia całego parku maszynowego, ale też te renomowane, które z zakupem urządzeń drukujących nie miałyby najmniejszego problemu. Dzieje się tak dlatego, ponieważ wynajem drukarek jest zdecydowanie bardziej ekonomicznym rozwiązaniem, ale też i wygodniejszym. Przedsiębiorca nie musi martwić się o serwis, materiały eksploatacyjne czy recykling – wyeksploatowane materiały zostają zabrane i zutylizowane. Zebrane w ten sposób fundusze mogą zostać zwrócone przedsiębiorcy lub przekazane jednej z fundacji.

Decydując się na wynajem drukarek, przedsiębiorca ma pewność, że zostaną one zainstalowane i skonfigurowane przez specjalistów, bez dodatkowych kosztów. Wyeliminowany zostaje problem końca okresu gwarancyjnego – wszystkie urządzenia drukujące są naprawiane w ramach współpracy przez wynajmującego. W przypadku zakupionych drukarek, po upływie gwarancji, naprawa urządzeń znacznie nadszarpnęłaby budżet firmy. Ponadto wartość sprzętów spada wprost proporcjonalnie do intensywności ich użytkowania i wieku, dlatego też zazwyczaj sprzedaż używanych urządzeń po upływie okresu gwarancyjnego okazuje się nieopłacalna.

Sprzęt jest dobierany według potrzeb firmy na podstawie miesięcznego zużycia oraz zapotrzebowania – urządzenia mogą być monochromatyczne, czyli czarno-białe lub kolorowe.

Opłaty za wynajem drukarek są pobierane przez cały okres trwania umowy w postaci comiesięcznego ryczałtu, w skład którego wchodzi określona liczba wydruków. Niektóre firmy pobierają opłaty jedynie za zrealizowane druki.

Wynajmujący oferuje dzierżawę urządzeń nowych i używanych. Przy czym używane sprzęty zawsze będą nieco tańsze w miesięcznym utrzymaniu niż te nowe.

Wynajem drukarek pozwala zminimalizować przestoje w pracy, przy jednoczesnym całkowitym odciążeniu pracowników z odpowiedzialności za urządzenia.

Bardzo ważne jest, by dostarczane materiały eksploatacyjne były oryginalne, ponieważ tylko one zagwarantują najwyższą jakość wydruków i kopii. Nawet najlepsze i najdroższe podróbki nie dorównają oryginałowi. Ani pod względem jakości wydruków, ani ekonomiczności. Podrabiane tusze czy tonery nie są tak wydajne jak ich oryginalne odpowiedniki.

Jeśli przedsiębiorca decyduje się na wynajem drukarek, powinien wybrać profesjonalną firmę. Tylko w ten sposób zagwarantuje sobie najlepszej jakości sprzęt drukujący i oryginalne materiały eksploatacyjne. Wszystkie te czynniki wpływają na wysoką jakość wydruków i kopii, co jest bardzo ważne dla każdego przedsiębiorcy.

Wynajem drukarek jest obecnie najbardziej popularnym rozwiązaniem, na które decydują się przedsiębiorcy. Jest przy tym ekonomiczne i wygodne. Coraz częściej właściciele firm nie chcą ingerować w urządzenia biurowe, zlecając ich outsourcing osobom z zewnątrz. Wynajem drukarek polecany jest zarówno małym, jak i większym przedsiębiorstwom.