Drukarka do biura – jaki sprzęt sprawdzi się w firmie?

Drukarka do biura to jeden z podstawowych elementów jego wyposażenia. Elektroniczny obieg dokumentów nie zawsze jest wystarczający. Często funkcjonuje on częściowo i całkowite wyeliminowanie papierowej wersji danych nie jest możliwe. Zatem jaką drukarkę kupić do biura? Czy ten sam sprzęt sprawdzi się zarówno w dużym, jak i małym przedsiębiorstwie? W tym artykule podpowiadamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze drukarki do biura, by ułatwiała ona codzienną pracę i służyła przez długi czas.

 

Część osób, wybierając drukarkę kieruje się głównie ceną. To błąd. Źle dobrany sprzęt może znacznie utrudnić i spowolnić codzienne obowiązki. Bardzo niska cena samego urządzenia często wiąże się również z wyższymi kosztami wydruku. Po zakupie takiej drukarki okazuje się, że materiały eksploatacyjne kosztują więcej, niż samo urządzenie. Dlatego nie warto pochopnie decydować się na zakup drukarki tylko ze względu na niską cenę.

Z drugiej strony, wybór drogiego wielofunkcyjnego urządzenia, podczas gdy w biurze raz na jakiś czas drukuje się jedynie czarno-białe dokumenty, również nie jest dobrym rozwiązaniem. Potencjał takiego sprzętu nie zostanie wykorzystany.

Jak w takim razie wybrać dobrą drukarkę? Wybór sprzętu powinien być przemyślany, a najlepiej skonsultowany ze specjalistą. Warto wcześniej zrobić wstępne rozeznanie, by wiedzieć jaki typ urządzenia nas interesuje.

Drukarki laserowe, atramentowe i igłowe – do czego się sprawdzą?

Drukarka laserowa

Ten typ drukarki dobrze sprawdzi się w firmie, gdzie codziennie drukuje się sporą ilość dokumentów tekstowych. Drukarki laserowe dostępne są w wersjach kolorowych i monochromatycznych (druk powstaje w odcieniach szarości). Bardziej korzystna cenowo jest wersja monochromatyczna. Koszt druku czarno-białego w przypadku drukarek laserowych jest dość niski. Ponadto takie urządzenie zapewnia szybki wydruk w wysokiej jakości – liczba wydrukowanych stron na minutę jest większa, niż w przypadku urządzeń atramentowych, a druk trwalszy.

Niewątpliwą zaletą jest również wielofunkcyjność (np. szybkie kopiowanie lub skanowanie). Jeśli chodzi o wady, to drukarka laserowa przeważnie jest większa od atramentowej. Pracuje też głośniej, zużywa więcej prądu i cena jej zakupu zazwyczaj jest wyższa. Jeśli jednak taki sprzęt jest w firmie intensywnie wykorzystywany, jego zakup w dłuższej perspektywie będzie bardziej opłacalny.

Drukarka atramentowa

Taka drukarka to dobry wybór dla biura, w którym potrzebny jest wydruk w kolorze. Umożliwia ona przeniesienie na papier wszelkiego rodzaju zdjęć, wykresów i innych obrazów. Często można spotkać się z opinią, że dokumenty tekstowe z drukarki atramentowej są dużo gorszej jakości, niż te z laserowej. Tak naprawdę wszystko zależy od modelu urządzenia. Choć rzeczywiście, drukarki atramentowe przeważnie lepiej sprawdzają się do wydruku obrazów, niż tekstu. Wadą tego typu drukarki jest również wyższy koszt druku czarno-białego. Drukuje ona też nieco wolniej, niż urządzenie laserowe.

A jakie są zalety takiego sprzętu? Zazwyczaj koszt jego zakupu jest niższy, niż w przypadku drukarki laserowej. Wydruk jednej strony kolorowej również kosztuje mniej. Oprócz tego drukarka atramentowa pracuje ciszej, zużywa mniej prądu i jest mniejsza. Ze względu na te cechy jest to najczęściej wybierany typ drukarki do małych biur lub użytku domowego.

Drukarka igłowa

Tego typu urządzenia służą do wydruku specjalistycznego. Działają głośno i oferują dość niską jakość druku. Świetnie sprawdzają się jednak do drukowania faktur, paragonów i potwierdzeń. Z tego względu wykorzystywane są przede wszystkim w magazynach. Zapewniają bardzo niskie koszty eksploatacji, są niezawodne, a także umożliwiają jednoczesny wydruk wielu kopii. Taka drukarka to dobry wybór, gdy bardziej liczy się ilość niż jakość dokumentów, a szybkość druku jest priorytetem.

 

Drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne?

Wybierając drukarkę do biura, warto się zastanowić, czy praca wymaga skanowania i kopiowania dokumentów. Osobny zakup drukarki i skanera to dość duży wydatek. Ponadto dwa urządzenia zajmują sporo miejsca. Zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem będzie urządzenie wielofunkcyjne do biura. Wybór tego typu sprzętu jest szeroki i z łatwością można znaleźć model odpowiedni do rodzaju prowadzonej działalności oraz budżetu.

Na rynku dostępne są zarówno urządzenia umożliwiające druk atramentowy, jak i laserowy. W tym przypadku również należy wziąć pod uwagę to, czy sprzęt będzie wykorzystywany głównie do dokumentów tekstowych, czy raczej do kolorowych wydruków. Bardzo przydatną funkcją takiego urządzenia jest wbudowany moduł Wi-Fi. Dzięki niemu pliki można łatwo przesyłać do drukarki, co jest znacznym ułatwieniem, gdy korzysta z niej wiele osób. Urządzenia wielofunkcyjne do biura dobrze sprawdzają się zarówno w dużych, jak i małych firmach. Nie zajmują dużo miejsca, ułatwiają pracę z dokumentami oraz usprawniają codzienne obowiązki. Przynosi to wiele korzyści i pozytywnie wpływa na funkcjonowanie całej firmy.

 

Zakup drukarki do biura – na jakie parametry zwrócić uwagę?

To, czy drukarka biurowa sprawdzi się w codziennej pracy, zależy od jej dopasowania do potrzeb firmy. Sprzęt, który jest idealny dla kancelarii prawnej, niekoniecznie będzie odpowiedni dla biura architektonicznego. Dlatego przy wyborze warto kierować się poniższymi parametrami:

➤ Format wydruku i skanowania (w przypadku urządzenia wielofunkcyjnego). Najpopularniejszy format dokumentów to A4, czyli 297×210 mm. Drukarki obsługujące ten format będą wystarczające w biurach, w których operuje się jedynie zwykłymi dokumentami, głównie tekstowymi. W niektórych firmach drukuje się jednak różne broszury, plakaty lub wykresy danych w większym formacie. W takim przypadku potrzebny będzie sprzęt, który umożliwia druk i skanowanie w formacie A3. Warto też rozważyć taką opcję, gdy w biurze drukuje się obrazy całkowicie wypełniające całą stronę formatu A4. Podczas ich skanowania w zwykłym urządzeniu, może dochodzić do obcinania obrazu.

➤ Rozdzielczość. To parametr, na który należy zwrócić uwagę, gdy planuje się modyfikować rozmiar drukowanych i skanowanych plików. Standardowa rozdzielczość wynosi 600 dpi i jest wystarczająca dla zwykłych wydruków. Jeśli jednak praca obejmuje modyfikację i zmianę formatu drukowanych dokumentów, lepiej sprawdzi się rozdzielczość 1200 dpi.

➤ Wydajność drukarki. Szybkość wydruku ma duże znaczenie w pracy biurowej, zwłaszcza w większych firmach. Ciężko o wydajną pracę, gdy wydrukowanie zaledwie 3 stron zajmuje kilka minut, a przy drukarce ustawia się kolejka pracowników. Aby wybrać odpowiedni sprzęt, warto uzyskać informacje na temat ilości stron wydrukowanych np. w poprzednim miesiącu. Dobrze też wziąć pod uwagę przyszłość firmy, na przykład to, czy planowany jest jakiś projekt wymagający częstego druku. Jak już wspomniano wyżej, drukarki laserowe przeważnie drukują szybciej, niż te atramentowe. Jednak wraz z postępem technologicznym, różnica ta powoli się zaciera.

➤ Maksymalne obciążenie. To parametr, który wiąże się z poprzednim. Informuje, ile stron może zostać wydrukowanych przez urządzenie w ciągu miesiąca. Tu również należy kierować się wielkością firmy i ilością dokumentacji w formie papierowej. W przypadku dużych biur i częstego druku, najlepiej wybrać sprzęt, który pozwala na ponad 10 tysięcy wydruków miesięcznie.

➤ Dodatkowe funkcje. Opcja cichego drukowania, tryb oszczędzania tonera, czy wcześniej wspomniany moduł Wi-Fi to bardzo przydatne funkcje. W drukarce biurowej dobrze sprawdza się również wyświetlacz LCD, który ułatwia konfigurację. Funkcją, na którą szczególnie warto zwrócić uwagę, jest dupleks, czyli automatyczny druk dwustronny. To bardzo praktyczna opcja, która znacznie wpływa na komfort i szybkość pracy z dokumentami, a także pozwala zaoszczędzić sporą ilość papieru.

 

Podsumowanie

To, jaka drukarka będzie najlepsza dla biura, zależy przede wszystkim od rodzaju i wielkości firmy. W korporacji, gdzie codziennie drukuje się setki stron dokumentów tekstowych, prawdopodobnie najlepsza będzie drukarka laserowa. W przypadku niewielkiego biura warto rozważyć urządzenie wielofunkcyjne. Pozwoli to zaoszczędzić nieco miejsca i pieniędzy.

Dla firm, które drukują kolorowe broszury, obrazy i pliki w niestandardowych rozmiarach, dobrym wyborem będzie urządzenie do druku atramentowego, umożliwiające pracę w większym formacie. Najważniejsze, aby na decyzję nie wpływał jedynie ranking drukarek. Może on oczywiście ułatwić wybór, lecz przede wszystkim należy przeanalizować konkretne parametry urządzenia. Tak wybrana drukarka do biura ma szansę idealnie wpasować się w działalność firmy, przyspieszając pracę.

Koszt zakupu odpowiednich urządzeń jest zbyt wysoki? Warto rozważyć wynajem drukarek! Takie rozwiązanie pozwoli ograniczyć wydatki, bez konieczności rezygnowania z wysokiej jakości wydruku.